Ideální Brief? Neexistuje..!

Jak se vyvarovat chyb zadavatelů a dodavatelů při zadávání tendru na POP prostředky?
Asociace POPAI CE nabízí na základě dlouholeté praxe skupiny expertů v oblasti projektů v místě prodeje recept a doporučení pro oboustranně vyvážené zadání, které zajistí v maximální míře bezproblémovou  spolupráci  zadavatele i dodavatele v této fázi projektu.
   

Při zadávání tendru je zásadní získat informace, a to tak, aby ani jednu stranu nestálo příliš velké úsilí po informacích pátrat a zpracování návrhu bylo maximálně efektivní . Má to totiž několik fatálních následků. Na straně zadavatele způsobí nedostatek informací značnou časovou zátěž a hlavně všechny poptávané firmy nedostanou stejné zadání.  Při hodnocení tendru dostane tedy zadavatel různé nabídky, které bude velice těžko hodnotit. Asi znáte přísloví o hruškách a jablkách…
Na straně zadavatele je špatně vypsaný tendr noční můrou, protože není snadné nabídnout to nejlepší, co lze z firmy dostat. Nabídka obvykle zabere týmu lidí dost práce v napjatém čase a její  přepracování  stálo již nejednoho majitele probdělou noc.

Velmi často se několik návrhů od různých firem položí vedle sebe a výsledky jsou natolik rozdílné, že není možné je objektivně hodnotit. Ve finále to vždy odnese zadavatel, který by mohl dostat více, ale díky neznalosti se musí nakonec spokojit s málem, protože není již čas realizovat další kola tendru.

Existuje 15 základních otázek, které vyřeší většinu zbytečných nedorozumění.
Jejich přehled společně s vysvětlením najdete níže. Jejich pochopení a respektování v budoucnu ušetří spoustu času a ve finále přinese peníze. Čas jsou totiž peníze a zadavatel získá od  dodavatelů dokonalejší a lepší výsledek. Dodavatel připraví přesnější nabídku na první pokus a dokáže pracovat s tím nejlepším, co může nabídnout. Uvedená ukázka slouží pro většinu POP prostředků a s trochou fantazie se dá adaptovat na většinu tendrů.

15 základních otázek, které je nutno zadat a získat odpovědi před tím, než tendr vyhlásíte nebo naceňujete.
Pod otázkou je nápověda jak by mělo zadání vypadat.

PROČ?
Uvedení nového produktu / marketingová koncepce / konkurence má stojan, chce to šéf, chceme se lišit, atd.

KOMU?
Cílová skupina - zaměření na děti, mladé lidi, matky, dospělé, věkové rozpětí, zaměření (sportovci, šetřílci, gurmeti…)

KAM?
Typ obchodů – maloobchod / supermarkety, sít dealerů, čerpací stanice, trh v ČR nebo zahraničí.

CÍL? (efekt)
Prodejní / image / upozornění na akce/ upozornění na nové místo prodeje.
Zvýšení prodejnosti / zvýšení image produktu/ budování značky/ nový produkt atp. .

CO?
Jaké zboží bude vystaveno, jaké množství, jaká je jeho váha a rozměry,  forma odběru zboží. 

EXTERIER / INTERIER?
Dělení dle místa nasazení (venkovní x vnitřní x kombinace).

ŽIVOTNOST?
Dělení dle doby nasazení (krátkodobé x dlouhodobé)
§  (výstavy, launch, promo akce, permanentní nasazení) :
§   dočasné (do cca 2 měsíců), opakující se apod.
§   semi permanentní (cca 6-12 měsíců)
§   permanentní (déle než 12 měsíců)

UMÍSTĚNÍ?
Dělení dle způsobu použití (podlahové, regálové, k pokladnám, na zem, na pult, do jiného stojanu, výloha, konec regálu atp. ).

TECHNICKÉ ZADÁNÍ A OMEZENÍ?
Požadavek na rozměry, počet výrobků ve stojanu, specifikace  barevnosti, požadavek na osvětlení, materiál, výměnná grafika, ochrana proti krádeži, atp.
Dodat vzorky produktů pro zátěžový test.
Čím detailnější je specifikace, tím zadavatel může očekávat lepší výstupy a detailnější zpracování od dodavatele vč. dotažených detailů na bezpečnostní normy, zákonné požadavky na elektro přístroje a předpisy zadavatele.

DISTRIBUCE?
Balení, rozvoz ze  strany dodavatele, ze strany klienta či skladu, repase, údržba, recyklace.

KOLIK?
Požadované množství, předběžný rozpočet (doporučujeme uvést v řádech).

KDY?
Kdy potřebuji odpověď na první návrh, kdy bude druhé kolo a kdy vyhodnocení.
Nezapomeňte, že tvůrčí práce nejde dělat pod tlakem a vyžaduje obrovskou invenci. Rozhodně nedoporučujeme za skici nebo návrhy, které nevyhrají, nezaplatit. Designéři i firmy nebudou motivováni. Ty vítězné svou odměnu dostanou, ale pravidla tvrdého byznysu neplatí u kreativní práce.

Výstupy by měly být dodavatelem připraveny přibližně v těchto časových relacích:
design - 1 týden – zpravidla nejvhodnější řešení – skica
design - 2-3 týdny – složitější celky ve 3D – shop in shop
vzorek - 1-3 týdny – záleží na náročnosti vývoje
ověřovací 1. kus ze série cca 2-4 týdny
dodání série - 3-7 týdnů – záleží na materiálu a náročnosti.

HODNOCENÍ?
Hodnotící kritéria, jaký očekáváte výstup (písemná nabídka, skici, 2D, 3D vizuál, nátisky,  zapasování do fotky prodejny, elektronická nebo tištěná forma atp. ).
Skicovné (kolik).
Požadavky, které musí všichni povinně splnit, co je možné nabídnout nad rámec.
Termín dodání vzorku – funkční nebo jen maketa.
 
PODKLADY
Dodat loga, fotky zboží, vzorky, barevnosti a všechny vhodné podklady. Popsat souvislosti s jinými kampaněmi v místě prodeje i mimo něj, grafické předlohy například spojené kampaně, náhled  využitých grafických prvků.

SPOLUPRÁCE
V případě spolupráce na kampani více stranami je nutné, aby zadání briefu bylo sladěno mezi všemi zúčastněnými.
 
ZADAVATEL+KOMUNIKAČNÍ AGENTURA+VÝROBCE POP
= všichni u jednoho stolu v jednom čase!!!
Za každou stranu vždy tým lidí, který zadání dokáže i vyhodnotit a převzít výstup jako výsledek.

Při zadávání i hodnocení platí pravidlo:
 
KISS - KEEP IT SIMPLE OR BE STUPID /Kelly Johnson/
„Zachovej to jednoduché, nebo buď hloupý“


Radomír Klofáč
Vice –prezident POPAI Central Europe
Garant projektu „Podporujeme český design“

Kontaktujte nás